U gaat op zakenreis. Misschien heeft u een belangrijke vergadering met een klant, gaat u
een zakelijke partner voor het eerst ontmoeten of bezoekt u een leverancier. Wat de
aanleiding voor de reis ook is, een goed geregelde reis heeft een hoop voordelen en scheelt
minstens zoveel zorgen. Wat moet u allemaal regelen? Het antwoord op deze en andere
vragen over zakelijk reizen leest u in dit artikel.
Dit moet er geregeld worden bij zakelijk reizen
Het is zover, de plannen voor de zakelijke reis zijn gemaakt en het is tijd om actie te
ondernemen. U kunt de reis zelf regelen, maar u kunt de reis ook door een zakelijk
reisbureau laten verzorgen. Een zakelijk reisbureau helpt u bijvoorbeeld met:
– het kiezen van de juiste vluchten en bijbehorende tickets;
– vervoer ter plaatse, zoals een taxi, huurauto, trein of veerboot;
– een comfortabele accommodatie;
– eventuele verzekeringen.
Vliegtickets
De eerste stap van uw zakelijke reis is het boeken van vliegtickets. Wanneer vertrekt u en
wanneer gaat u weer naar huis? Er zijn verschillende websites waar u vliegtickets kunt
vergelijken. Een zakelijk reisbureau neemt u dit voorwerk al uit handen. Regelt u de reis
liever zelf? Houd dan ook rekening met eventuele vertraging. U hoopt er natuurlijk niet
op, maar haalt u uw aansluiting nog als dat gebeurt? En bent u nog op tijd voor uw
afspraken? Zorg daarom altijd voor speling.
Vervoer ter plaatse
Vaak wordt er gedacht dat met de vluchten alles wel geregeld is voor de zakelijke reis. Maar
heeft u al gedacht aan vervoer ter plaatse? Hoe komt u bijvoorbeeld van de luchthaven naar
uw accommodatie? Behalve als u door iemand wordt opgehaald, moet u zorgen dat er
vervoer voor u klaarstaat.
Accommodatie
Niet geheel onbelangrijk: de accommodatie. Afhankelijk van het budget kiest u een
passende accommodatie voor uw verblijf. Veel mensen boeken hun hotels of appartementen
via booking.com. Sommige bedrijven hebben vaste adressen voor wanneer hun
medewerkers naar het buitenland reizen. Overleg dit daarom altijd eerst met uw werkgever.
Tip: ook de accommodatie kan een zakelijke reisbureau voor u regelen. Zo heeft u er geen
omkijken naar.
Verzekeringen
Een laatste, vaak vergeten, onderdeel is het afsluiten van eventuele relevante
verzekeringen. Bijvoorbeeld als u een ongeluk krijgt op reis, uw bagage gestolen wordt of als
u onverwachts langer moet blijven. Een goede verzekering kan een hoop onnodige kosten
schelen voor u én uw bedrijf of werkgever.